પર્ચેઝ › પર્ચેઝ રજિસ્ટર ફોર્મેટ
પર્ચેઝ રજિસ્ટર ફોર્મેટ: દરેક સપ્લાયર બિલ માટે શું લખવું
પર્ચેઝ રજિસ્ટર એટલે તમે બિલ પર ખરીદેલી બધી વસ્તુઓની યાદી, તારીખના ક્રમમાં, દરેકના જીએસટી સાથે. તમારી ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ અહીંથી જ આવે છે, અને મહિનાના અંતે એકાઉન્ટન્ટ સૌથી પહેલા આ જ માગે છે.
કૉલમ
- સપ્લાયરના બિલની તારીખ (તમે એન્ટ્રી કરી તે દિવસ નહીં).
- સપ્લાયરનું નામ અને GSTIN. GSTIN થી જ બિલ સપ્લાયરના પોતાના રિટર્ન સાથે જોડાય છે.
- બિલ નંબર, જેવો છપાયો છે તેવો જ. એક સપ્લાયરનાં બે બિલ એક વર્ષમાં એક જ નંબરનાં નથી હોતાં, એટલે ડુપ્લિકેટ અહીં જ પકડાય છે.
- ટેક્સેબલ વેલ્યૂ: જીએસટી પહેલાંની કિંમત, બિલ પર બતાવેલા ડિસ્કાઉન્ટ પછી.
- CGST અને SGST (સપ્લાયર તમારા રાજ્યમાં) અથવા IGST (સપ્લાયર બીજા રાજ્યમાં).
- બિલનું ટોટલ.
ઘણા વેપારી HSN કોડ, જીએસટી દર અને પ્લેસ ઓફ સપ્લાય પણ ઉમેરે છે. અહીંનું રજિસ્ટર આ બધું દરેક બિલ સાથે રાખે છે અને દરેક સમયગાળાનું ટોટલ બતાવે છે.
એક ઉદાહરણ
પંજાબની ગુપ્તા હાર્ડવેરે ઑક્ટોબર 2026 માં ત્રણ એન્ટ્રી કરી:
| તારીખ | સપ્લાયર | બિલ | ટેક્સેબલ | CGST | SGST | IGST | ટોટલ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03 Oct 2026 | શર્મા પાઇપ્સ, લુધિયાણા | SP/1182 | 40,000.00 | 3,600.00 | 3,600.00 | 47,200.00 | |
| 11 Oct 2026 | દિલ્હી ફિટિંગ્સ, દિલ્હી | DF/26-27/0457 | 25,000.00 | 4,500.00 | 29,500.00 | ||
| 20 Oct 2026 | શર્મા પાઇપ્સ (SP/1182 ની પરત) | PR/26-27/003 | −5,000.00 | −450.00 | −450.00 | −5,900.00 | |
| ઑક્ટોબરનું ટોટલ | 60,000.00 | 3,150.00 | 3,150.00 | 4,500.00 | 70,800.00 | ||
દિલ્હીના બિલ પર IGST છે કારણ કે સપ્લાયર બીજા રાજ્યનો છે. પરત માઇનસ લાઇનમાં છે, એટલે ટોટલ એ જ છે જે તમે ખરેખર ખરીદ્યું: ₹60,000 ની ખરીદી પર ₹10,800 જીએસટી.
જીએસટી માટે રજિસ્ટર કેમ જરૂરી છે
આ બિલ પર ચૂકવેલો જીએસટી તમારી ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ છે, જે GSTR-3B માં તમારા વેચાણના જીએસટીમાંથી બાદ થાય છે. તે ત્યારે જ મળે છે જ્યારે CGST કાયદાની કલમ 16 ની શરતો પૂરી થાય, અને ફક્ત એ બિલ પર જે તમારા GSTR-2B માં દેખાય (જુઓ ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટની શરતો). દર મહિને રજિસ્ટરને GSTR-2B સાથે મેળવવાથી છૂટેલાં કે ખોટાં બિલ ત્યારે જ પકડાય છે જ્યારે સપ્લાયર હજુ તેને સુધારી શકે.
કાયદો કયા રેકોર્ડ માગે છે
- CGST કાયદાની કલમ 35 અને નિયમ 56 દરેક નોંધાયેલી વ્યક્તિને મુખ્ય વેપારના સ્થળે આવતા પુરવઠા (ખરીદી)નો હિસાબ રાખવા કહે છે. તે ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે પણ રાખી શકાય.
- કલમ 36 કહે છે કે ચોપડા અને રેકોર્ડ તે વર્ષના વાર્ષિક રિટર્નની છેલ્લી તારીખથી 72 મહિના (છ વર્ષ) સુધી રાખવા. એપ્રિલ 2026 નું બિલ 2026-27 નું છે, જેનું વાર્ષિક રિટર્ન 31 ડિસેમ્બર 2027 સુધી ભરવાનું છે, એટલે તેને ઓછામાં ઓછું 31 ડિસેમ્બર 2033 સુધી રાખો.
- ફક્ત રજિસ્ટર નહીં, સપ્લાયરનાં બિલ પણ રાખો. દરેક એન્ટ્રી સાથે સેવ કરેલો ફોટો મદદ કરે છે, પણ મૂળ કાગળ કે PDF પણ રાખો, અને સમયાંતરે તમારા ડેટાની બેકઅપ ફાઇલ બનાવો.