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परचेज़ रजिस्टर फॉर्मेट: हर सप्लायर बिल के लिए क्या लिखें

परचेज़ रजिस्टर उन सब चीज़ों की लिस्ट है जो आपने बिल पर खरीदीं, तारीख़ के क्रम में, हर एक के जीएसटी के साथ। आपका इनपुट टैक्स क्रेडिट यहीं से आता है, और महीने के आख़िर में अकाउंटेंट सबसे पहले यही मांगता है।

कॉलम

सप्लायर के बिल की तारीख़ (जिस दिन आपने एंट्री की वह नहीं)।
सप्लायर का नाम और GSTIN। GSTIN से ही बिल सप्लायर के अपने रिटर्न से जुड़ता है।
बिल नंबर, जैसा छपा है वैसा ही। एक सप्लायर के दो बिल एक साल में एक नंबर के नहीं होते, इसलिए डुप्लीकेट यहीं पकड़े जाते हैं।
टैक्सेबल वैल्यू: जीएसटी से पहले की कीमत, बिल पर दिखे डिस्काउंट के बाद।
CGST और SGST (सप्लायर आपके राज्य में) या IGST (सप्लायर दूसरे राज्य में)।
बिल का टोटल।

कई बिज़नेस HSN कोड, जीएसटी रेट और प्लेस ऑफ़ सप्लाई भी जोड़ते हैं। यहां का रजिस्टर इन्हें हर बिल के साथ रखता है और हर समय के टोटल दिखाता है।

एक उदाहरण

पंजाब की गुप्ता हार्डवेयर ने अक्टूबर 2026 में तीन एंट्री कीं:

तारीख़	सप्लायर	बिल	टैक्सेबल	CGST	SGST	IGST	टोटल
03 Oct 2026	शर्मा पाइप्स, लुधियाना	SP/1182	40,000.00	3,600.00	3,600.00		47,200.00
11 Oct 2026	दिल्ली फिटिंग्स, दिल्ली	DF/26-27/0457	25,000.00			4,500.00	29,500.00
20 Oct 2026	शर्मा पाइप्स (SP/1182 की वापसी)	PR/26-27/003	−5,000.00	−450.00	−450.00		−5,900.00
अक्टूबर का टोटल			60,000.00	3,150.00	3,150.00	4,500.00	70,800.00

दिल्ली वाले बिल पर IGST है क्योंकि सप्लायर दूसरे राज्य का है। रिटर्न माइनस लाइन में है, इसलिए टोटल वही है जो आपने सच में खरीदा: ₹60,000 की खरीद पर ₹10,800 जीएसटी।

जीएसटी के लिए रजिस्टर क्यों ज़रूरी है

इन बिलों पर दिया जीएसटी आपका इनपुट टैक्स क्रेडिट है, जो GSTR-3B में आपकी बिक्री के जीएसटी से घटता है। यह तभी मिलता है जब CGST एक्ट की धारा 16 की शर्तें पूरी हों, और सिर्फ़ उन बिलों पर जो आपके GSTR-2B में दिखें (देखें इनपुट टैक्स क्रेडिट की शर्तें)। हर महीने रजिस्टर को GSTR-2B से मिलाने पर छूटे या गलत बिल तभी पकड़े जाते हैं जब सप्लायर उन्हें अभी ठीक कर सकता है।

कानून कौन से रिकॉर्ड मांगता है

CGST एक्ट की धारा 35 और रूल 56 हर रजिस्टर्ड व्यक्ति से कहते हैं कि वह मुख्य कारोबार की जगह पर आने वाली सप्लाई (खरीद) का हिसाब रखे। यह इलेक्ट्रॉनिक भी रखा जा सकता है।
धारा 36 कहती है कि किताबें और रिकॉर्ड उस साल के सालाना रिटर्न की आख़िरी तारीख़ से 72 महीने (छह साल) तक रखने हैं। अप्रैल 2026 का बिल 2026-27 का है, जिसका सालाना रिटर्न 31 दिसंबर 2027 तक भरना है, इसलिए उसे कम से कम 31 दिसंबर 2033 तक रखें।
सिर्फ़ रजिस्टर नहीं, सप्लायर के बिल भी रखें। हर एंट्री के साथ सेव फोटो मदद करती है, पर असली कागज़ या PDF भी रखें, और समय-समय पर अपने डेटा की बैकअप फाइल बनाएं।

सप्लायर के बिल एक बार लिखें, रजिस्टर हमेशा तैयार।परचेज़ बुक खोलें